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档案管理国家标准

来源:baiyundou.net   日期:2024-09-28

档案界一般把档案划分为:文书档案、科技档案、专门档案和音像档案(或特殊档案)四个种类。而档案分类是一项重要基础性工作,如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”,整理编目杂乱无序,整理者空耗精力,使用者“怨声载道”。

鸿博档案数据科技承接了多家国(央)企、政府单位、各民营企业的档案信息化、数字化业务。期间,遇到了不少问题,走过一些弯路,积累了宝贵的经验。从公司成立以来,我们一直秉承“共同成长、构建健康生态圈”的理念,一人独享,不如众人皆有所得。

(一) 分类不科学

文书档案中,能找到科技档案;科技档案中,能发现文书档案。母公司、子公司档案放一起;已注销公司与正常经营公司档案放一起。在没有进行信息化处理前,查找起来,可谓千头万绪,大海捞针。

(二) 多人多地交叉管理

王某管理一块,李某管理一片;档案室保存前期资料,办公室放置现有资料;进而出现,一会找保管人,一会跑档案室,时间就在来回反复中消耗。

针对上述现象,给出以下建议:

(一) 科学分类

按照国家标准,如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等,进行科学分类、整理,便于查询、利用。

(二) 定责

有些单位,没有专人管理档案,可以考虑指定某一人,在一定时期内兼管档案,保证档案管理的流畅。对于不再兼管时,详细填写交接清单,保证接替者,能快速上手适应,减少管理的真空期。

档案管理,重在理。理顺,则通。通则事半功倍,有条不紊。

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(编辑:自媒体)
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