计时计件软件
最近有几家制造业和零售业的朋友咨询我考勤管理系统选型的问题,都集中在WFM方面的考勤咨询。
奇怪的是这些企业基本上都有一定的HR数字化基础,也上了HR主系统,甚至也实施了考勤系统,那为什么还要再上一个考勤系统呢?
这就要回到WFM的概念(Workforce Management,劳动力管理)。
下文我尝试从业务对象、人员和业务规划(P)、人员与业务匹配执行(D)、人员绩效核定(C)及人员和业务管理优化(A)等角度来对比分析WFM系统和普通的HCM系统之间的本质区别到底是什么。
业务对象:WFM和HCM的用户分别是谁?
劳动力管理(WFM)的业务对象主要是制造业/连锁零售业/服务业等行业的一线员工,他们的典型特征一个是需要“动手”,其工作产出与员工技能强相关(比如让厨子来开叉车,因技能差异较大,交付效果就很难保证又快又好)。
另外,他们工作时间极其不规律,因应生产需要设置的班次(如3班倒、2班倒、作二休一等)、上下班时间也是多种多样。更重要的是,他们的工作产出与工作时间强相关,如果管理好时间效率直接关系到工作产出。
人力资本管理(HCM)的对象主要是办公室工作者,也就是我们通常理解的“进e-HR系统的员工”,他们的典型特征是需要“动脑”,专业相近的白领,在工作方面往往是可以互相补位的,并且其作息时间相对规律,比如往往整个职场都是朝九晚五的上班。
人员和业务规划(P)
1. 人员规划
WFM:通常根据业务需求安排来灵活调配所需人力,用工需求不稳定、用工种类多,比如销售旺季时可能需要100人,但淡季时只需要50人;为了保持用工弹性,企业一般配制多种用工类型,如核心岗位以自有员工为主、辅助岗位以外包人员为主、临时性工作以灵活用工为主等。
HCM:通常根据年度规划来确定编制,用工相对规律,若无重大业务变化,编制总量、用工需求都相对稳定。
2. 排班
WFM:需要综合考虑产量和客流量、岗位技能要求、劳动强度(个体工作时间不宜过长)、合规合法(满足劳动法要求、合作伙伴验厂要求等)、用工成本(如控制加班费总额)等因素,大批量(给大量员工排多个班)、跨多时间段(上下班时间灵活多变)排班。
HCM:上下班时间相对固定,主要根据当地法规要求(如公休假安排、调班等)排班。
人员与业务匹配执行(D)
1. 人员配置
WFM:根据业务量需求快进快出,非自有员工通常不进e-HR系统,例如双十一活动高峰期的物流行业临时性用工高峰,会通过周边系统来管理员工(如劳动力管理系统、外包管理系统等),并结合IDM等数据中台同步数据至终端以支持员工自助服务。
HCM:一般会进e-HR系统(有时外包也会进)。
2. 实时记录工时
WFM:要求精确记录、实时反馈(可联动业务系统),校验排班规划的执行情况,也用于业务现场管理和实时的薪资核算,也可用于生产质量管理(如某工序活跃工时突然锐减,是否人员安排不合理)。
HCM:通常是事后统计、分析,对数据的精度(如不需要精确到特定工序)、实时性要求都不高。
3. 工时拆分管理
WFM:工时分类复杂,例如生产工时可分为直接生产工时和间接生产工时(不直接带来产出的),需对不同类别工时进行拆分管理和分析,推动精益管理,工时管理复杂。
HCM:工时分类单一,一般情况下均为同一种类别工时,管理简单。
4. 合规性管理
WFM:考勤和时间管理规则多,既需要适应当地法律要求,也需适应公司员工管理规则,例如不可连续安排加班,一周工作时长限制等等。
HCM:时间和班次固定,考勤排班需要考虑的规则单一简单。
5. 调班
WFM:既有自上而下,例如根据业务需求——门店业务波峰波谷和产线繁忙程度,也需要考虑员工与岗位的适配度,因此由店长或排班经理统筹安排;也存在自下而上,员工私下协调,线上自助申请,主管审批。
HCM:通常是员工私下沟通达成一致后自助申请,主管审批生效。
6. 假勤管理
WFM:假勤管理复杂,连带性影响大,需要及时应对,需要与排班系统关联,快速调整排班。
HCM:员工自助申请,主管在考勤月结前审批即可。
7. 加班管理
WFM:加班管理是重要的成本支出,加班工时直接关系产出,需要根据业务需求,一般统一批量性安排,由考勤管理员批量处理。
HCM:按照公司规则,员工适部门或个人实际工作情况申请,通常是偶发性,低频发生。
人员绩效核定(C)
1. 考勤核算
WFM:通常采用正向考勤模式核算,精确输出迟到早退分钟数、加班时段及时长、代班次数等业务指定的考勤结果,而且排班、打卡场景非常多样(如跨24点班、连上2天班的打卡),导致考勤核算非常复杂、迭代难度大。
HCM:通常按逆向考勤模式核算,重点关注考勤异常的核定(如迟到、早退和旷工等),同时因为白领本身作息时间相对统一、规律,核算难度小。
2. 异常处理
WFM:员工通过自助设备申请,或由考勤管理员批量处理(典型操作是用Excel记录后导入系统),HR处理过程中与店长/班组长线下确认。
HCM:员工通过软件自助处理。
3. 报酬核定
WFM:应用考勤结果核定扣补款(迟到扣款、早退扣款、出勤奖等)、计时计件工资(如不进e-HR的灵活用工报酬)、外包人员工资(不进e-HR系统统一核算)。
HCM:应用考勤结果核定扣补款后合并工资发放。
4. 报酬发放及记账
WFM:根据用工形式走对应的发放通道,如自有员工统一报盘发放、通过合作伙伴发放灵工报酬、与外包供应商公对公结算外包人员工资,并按业务要求过账至财务(外包及灵工的成本可能进费用而不是人工成本)。
HCM:统一报盘,并按业务要求入账(通常是人工成本类科目)。
人员和业务管理优化(A)
1. 时效分析
WFM:量化应用场景多,是流程优化(根据工时统计数据分析来优化工序,实现削峰平谷)、人力资源规划和调度(怎样的技能组合投入产出比更高)的重要依据。
HCM:量化应用场景少,主要用于人工成本分析、合规合法统计等。
2. 人员储备
WFM:根据业务战略储备人力资源服务供应商,但因业务需求波动大,不便提前制订招聘计划,需要协同供应商随时响应生产计划变动导致的人员需求波动。
HCM:相对规律,一般以年为单位做编制规划、制订招聘计划。
3. 配置优化
WFM:根据时效分析优化用工结构(自有员工与灵活用工合理搭配)、班组设计、精益管理等。
HCM:一般根据业务发展整体规划组织调整、人员配置。
4. 培训
WFM:以多技能储备为导向的培训,偏向于实操(师带徒现场教学、VRAR教学)。
HCM:以人才发展为导向的培训,偏向于综合能力的提升。
WFM系统选型
这么对照下来,就不难理解为什么这些制造和零售企业上了HCM主系统,还要继续单独上考勤系统,如果您企业的业务更符合劳动力管理的特征,也可以对应看看是否有雷同之处。
接下来的问题是关于WFM的系统选型,也是文章开头大家咨询的问题。
这个领域市面上常见的解决方案也不少,有基于Core HR、IM魔改的,有采购国内外成熟劳动力管理软件的,也有自研的,到底哪种是适合咱们自己的呢?
对于这个问题,我首先的看法是,应首先从宏观上确定选型方向,再具体操作系统选型,下面笔者尝试从宏观的PEST等角度来粗浅分析,供大家参考。
P:政治因素
信息安全管制:数据跨境管理越来越严格,以至于中国很多本土企业和在华外企在系统选型时,都要考虑信息安全和数据跨境的问题,这是一个大的趋势。所以说国产替代是大势所趋,而选择国产大牌则是顺势而为。
地缘政治:若供应商因地缘政治影响“断供”,也会极大影响业务可持续性,从这个层面来说,规避采购高风险厂商的产品,选择国产大牌也是天然有利于长期稳定支持业务的。
E:经济因素
ROI:在整个业务价值链中,劳动力管理属于管理职能而非直接创造业务价值的软件,并且应用场景复杂,涉及到的集成系统、关联方众多,若非特殊行业,甲方自研成本高昂,ROI有限;
经济发展对可扩展性的影响:随着中国经济的发展,立足本土探索海外已成众多优秀企业共识,海外工厂、门店也需要考勤管理,供应商的解决方案是否有足够的扩展性(兼容或直接支持)也是重要的考量点。
S:社会因素
社会化协作:受限于甲方信息安全、合作方用户习惯,让相关干系人(外包方、灵活用工从业人员)使用企业内部软件的运营难度很大,而基于市场上成熟平台型套件开展业务能更好的融合甲乙丙方,进而提升沟通效率及业务流转效率;
语言和文化差异:社会发展阶段导致了很多特别的个性化场景,比如作为制造业大国,国内厂商往往要面对客户的各种验厂,需要在满足客户验厂要求的同时也满足自己的业务管理诉求。
再比如在很多制造业工厂,加班工资实际上是工人收入的重要来源(也是人工成本的大头),所以很多甲方对加班的管理非常细致,比如加班中途吃饭打卡、休息打卡等,供应商是否对这些“中国特色”有深刻的理解,并有成型的解决方案,也是值得关注的。
T:技术因素
系统兼容性:考勤涉及到考勤机、外包管理系统、灵活用工系统、HR系统及IDM系统等众多业务系统的集成,供应商是否在国内有成熟的生态,是否能方便快捷的兼容已有IT基础设施是非常重要的;
数据安全性:如今我国对信息安全越来越越重视,员工数据的机密性和完整性及重要度也直线上升,数据合规、安全已成为不可回避的事项。
综上,对于劳动力管理这种人力资源管理的细分领域,具有业务场景复杂、兼容系统多、研发投入大等特点,比较好的选择是选择有潜力的本土大牌-如果能支持业务出海则更佳,是典型的“细分领域尖物组合”应用场景。
确定战略方向后,我们就需要开展系统选型工作了。
在具体选型操作过程,除了前面提到的关注点,一般还要综合考虑部署模式、IT架构、集成生态、供应商研发能力等诸多因素,这里就不再展开论述。
有兴趣的朋友可以参阅近期我与其他几位甲方企业CIO共同完成的《选型指南》,更详细地介绍了系统选型的具体风险点和考虑要素,期望对大家的工作有所帮助。
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