eoffice协同办公系统
作者:Timeow
前言
随着全球各大企业的办公模式从线下慢慢走向了线上,在线办公、协作办公几近主流。一个好的在线团队协作空间和工具,至关重要。
ONLYOFFICE就是一款非常棒的团队协作工具,具体它有多好用,可以参考我之前的文章:
今天要介绍的ONLYOFFICE Workspace工作区,更是拥有协同办公和项目管理等强大功能,非常适合企业、团队使用。接着让我来简单的聊一聊今天的主角:ONLYOFFICE工作区
什么是ONLYOFFICE工作区(ONLYOFFICE Workspace)?
ONLYOFFICE工作区是一个在线的办公室,它有着完整的文档功能(office),包含支持团队协作的文档(Word),电子表格(Excel),演示幻灯片(PowerPoint)以及表单模板工具。然后它也有非常完善的项目管理、客户关系管理(CRM)、邮件服务器、组内聊天、以及日程本等功能系统。功能和完善度都很强,绝对是团队协同办公的好工具。
不仅如此,它还是一个开源的方案,可以轻松的在本地网络或虚拟服务器、甚至是nas系统中搭建协同办公的服务端,支持WINDOWS、linux、Ubuntu和centos等系统,支持面非常广泛,可以说是适合各种团队了。
接下来,我会给大家以最容易实现、无需部署和开发的云端版为例,介绍一下ONLYOFFICE工作区有多好用。
ONLYOFFICE工作区云端版
首先,我们去ONLYOFFICE工作区的官方网站介绍页面,
点击“在云中使用”。
进入后,简单的注册过后,即可开始使用了。
此时,ONLYOFFICE会自动为你生成一个域名,用你注册时用的邮箱登录即可~
主页面最核心的就是文档了,这也是我们工作的最一线工具了。下方是项目管理、客户关系管理(CRM)、邮件服务器、成员管理。
既然是一个团队协作空间,那么,我们首先要给这个空间添加我们的团队成员用户。
成员管理
这个操作过程非常简单。
首先,我们需要在主页面点击成员。
然后我们点击新建用户,在里面输入用户的名字以及电子邮件。
确认后,ONLYOFFICE会自动的为刚刚设定的成员发送确认邮件,这位成员只需要打开邮箱点击接受,在弹出页面确认注册即可受邀加入这个工作站。
用此步骤,我们就能为刚刚创建的团队空间,增加团队成员了。
我们主要来看
文档
这个界面和我们日常用的办公软件,在结构上别无二致,并且在“新建“按钮上,做了橙色高亮显示。
值得一提的是,试用期间内(30天),存储空间为20G,一般来说,是足够使用的。如需更大,购买升级计划即可~
再回到我们的文档,我们点击“新建文档”,即可创建一个.docx的项目,一切都和Office或其他在线文档类工具一样。
但ONLYOFFICE工作区的在线文档编辑器,它的UI和操作模式和本地版ONLYOFFICE编辑器完全一样,与大多数本地版Office软件也是基本一致,使用起来没有任何的学习门槛,上手速度很快。
常用的功能区和我们用的Office软件或工具也是一致的,符合中国人的实用习惯。
不一样的是,ONLYOFFICE工作区的文档部分,在协作模式下,我们可以轻松的和团队成员一起实时协同处理同一篇文档,延迟低且工作效率极高。
下方是示例:
协作模式下,小J在编辑的过程中,小O在同一份文档中能实时看到所有的变化~且延迟很小。
而小J的批注,也能立刻反馈在小O操作的文档页面上。
同时,在编辑器页面中点击聊天,一起编辑这个文档的成员们就可以直接在编辑器内进行实时交流,无需在第三方通讯工具之间来回切换,节省了很多操作和沟通成本。这一点必须好评!
同时,我们也能在版本历史里,查看这个文档每一次的改动,而且清晰的记录了是哪位成员何时做了改动,也方便了我们回滚至旧版本。后悔药也有了~
而且,以上的功能,在文档(Word),电子表格(Excel),演示幻灯片(PowerPoint)以及表单模板工具里都能实现。
然后是我们的重头戏
项目管理
这个系统真的是太棒了!
多年前,我并不知道还有这样的工具,我们设计和开发工作的项目管理完全依靠传统的Word文档和excel来做记录,有时甚至还需要画在纸上、贴在墙上,这样的方式非常不科学且低效率,进度、里程碑、起止时间、负责人等搞得一团糟。
而这个系统能很好的帮我们管理项目,及时让成员们跟进进度,在工作效率有着极大的积极意义。
在这个系统里,我们可以创建新的项目,然后在项目里设定任务和里程碑,还能在甘特图里对项目全局有一个清晰的认知和规划。
在每一个任务里,我们都可以设定任务名称和描述方便管理,同时将团队成员指定为项目负责人,这样让每一位成员都很清晰自己的职责。同时,设定开始和截止日期以及优先级,让时间线更明了。
而且当我们创建一个新任务时,相关的负责人和成员就可以收到提醒邮件。
同时,在任务里可以添加相关的工作文档,直接链接到工作文档中,节省了翻阅查找文档的时间和精力。
同时,团队也可以在项目中进行讨论,直接将想法写在讨论区,这样每一条就像评论一样显示出来,让指定或所有成员都看得到。
接着来介绍一下我最看中的
甘特图功能
在本章节我说过,之前我的工作中是没有甘特图的概念的,但却用过Excel表格作为替代,来提前规划项目的进度时间线、以及子任务的关联,这样的方式对项目流程有着全局感,一眼就能看清项目的进度、以及哪里delay了,对项目推进有着积极的作用。
但缺点就是操作起来非常繁琐。
而ONLYOFFICE这个功能却很厉害,也很科学。
当我们设定好任务以及起止时间后,这个功能会根据我们所设定的任务,自动生成甘特图,并且也能随着我们项目完成进度做出相应的改变,使用起来非常方便。
同时,我们也能直接在甘特图中对每个任务进行操作,比如查看设定负责人、修改任务名称、和其他任务关联、以及选择是否已完成,功能十分的强大且方便直观。
同时,ONLYOFFICE工作区的日历系统,也会同步将任务进度写进日程表里,厉害~
总之呢,ONLYOFFICE工作区的项目管理功能真的是太牛了,不仅功能够用且能轻松上手,完全可以拿来给团队做项目管理了。
CRM功能
ONLYOFFICE工作区内置的客户关系管理系统,可以创建待办事项、商机,整理发票,创建商业活动和生成报告。
它可以提供数据模型为分析和决策提供支持。但这一部分不是我的强项,所以就简单的聊到这里。
邮件
邮件功能类似于outlook等工具,可以让我们汇总各个邮箱,方便管理以及收发邮件,在中大型企业工作过的朋友都了解,其设置和使用大致是类似的,在此我也不做过多阐述。
在此多一句嘴,无论在任何工作中,重要的沟通能用邮件一律用邮件。即使在用微信讨论之后,也要把在微信中谈好的内容用邮件发给对方并抄送给上一级负责人。这样能让一切都可追溯,避免很多扯皮的事情。
最后
目前,ONLYOFFICE工作区已经更新到12.5版本,新的版本带来了更高的安全性、优化了文档的管理、拥有了视觉观感更好的夜间模式、并改进了邮件系统等,用起来肯定是更好用更方便了。
最后,它的云端版本可注册并免费使用,不超过5位用户的话即可永久免费使用。对此感兴趣的各位可以去点击上方链接试用一下。
值得一提的是,中小学等教育用户,可以申请免费用云端版,大学用户可以获得五折优惠,这样子还是非常有诚意的。
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