员工优点与缺点与改进

贵公司准备好进行电子采购（又称电子采购）了吗？随着技术不断进步，数字化转型成为常态，问题很快将不再是“电子采购适合我们的组织吗？”而是“我们如何才能最有效、最高效地利用电子采购来支持我们的盈利、增长和创新目标？”

与所有变革性技术一样，电子采购也有其相关的优点和缺点。全面了解电子采购解决方案的优势以及电子采购不当应用的潜在缺点，可以帮助您识别和实施最适合实现成本节约和持续改进目标的软件工具。您的业务流程。

电子采购：基础知识

电子采购软件也称为电子采购，使组织能够了解和控制所有采购流程，从采购到付款 (P2P) 周期到供应链管理，再到战略和财务规划。  它们提供一个集中的、基于云的软件环境，连接利益相关者、应用程序和物理位置，以实现更优化的通信、协作和效率。

虽然软件自动化过去在某种程度上是大型组织所独有的，但如今小型企业和大型企业集团都在使用电子采购软件。 虽然所有企业在某种程度上都是独特的，但一般来说，电子采购是作为更大的业务流程管理计划的一部分实施的。总体目标包括节省成本、提高效率以及做出更好的战略和竞争性决策，部分通过使用电子采购来支持：

• 自动化并简化业务流程。

• 提高所有支出数据的透明度和访问权限。

• 通过集中数据管理改善协作、分析和决策。

• 减少浪费、效率低下、特立独行的支出和人为错误。

• 连接所有应用程序，包括现有的企业资源规划 (ERP)、会计和客户资源管理 (CRM) 解决方案，以创建由共享效率驱动的有凝聚力的软件环境。

• 创建和管理一个具有最佳性能的全球供应链，并通过战略采购建立强大的供应商关系。

• 通过可行的见解和流程优化，重新定义采购作为价值和成本节约来源的角色。

每个组织的目标会有所不同，但总的来说，转向电子采购被视为一种净积极的结果，尽管如果没有适当的准备，公司可能无法应对一些挑战。

电子采购的优点和缺点

市场专家预测，到 2023 年，基于云的电子采购系统（包括专用采购系统（电子采购）、供应链管理和其他电子商务工具）将数字化转型。无论是企业对企业还是面向消费者，所有部门和行业的企业都依赖采购来运营。 虽然承认电子采购提供的普遍好处很重要，但了解实施此类系统可能出现的障碍和障碍也很重要，并制定避免或克服这些障碍的路线。

电子采购的优势

无论规模、行业或年龄，想要简化和优化其采购职能的企业都可以从电子采购软件的强大功能中获得巨大的好处。通过电子采购，企业可以实现：

更好的过程控制和效率。人工智能和机器学习是流程自动化的强大工具，您可以使用它们来：

创建对共享数据的分级、适合角色的访问

为您的所有关键工作流程构建非接触式流程（包括用于批准的路由意外事件）

建立与合同管理相关的供应商目录，以便每一份商品和服务订单都以最优惠的价格向合适的供应商发出，并采用尽可能最好的条款和激励措施，而不会因特立独行的支出或发票欺诈而带来过高的风险。

改善沟通和组织。基于云的集中式数据管理意味着每个人都在同一页面上，无论他们是在办公室还是在一千英里之外通过平板电脑、笔记本电脑或智能手机处理业务。自动化和集成消除了瓶颈、障碍和不必要的人为错误，提高了整体效率，同时降低了成本和浪费。集中且全面的数据存储还使您可以更轻松地使用重要的数据分析工具来提取基于完整、可靠信息的可操作的见解和有用的预测。

节省大量成本。流程优化通过初始和持续的效率提高产生即时和长期的节省。您的员工可以停止将时间和资源投入到低价值任务上，并将注意力转移到高价值任务上。您还可以通过减少管理费用、员工人数或硬件、软件甚至办公用品的投资来实现更多成本节约（自动化数字流程使用的纸张和材料比传统手动工作流程少得多）。

电子采购软件速度快、功能强大且 IT 占用空间小，它不仅可以通过流程改进为您的公司节省资金。实际上，您可以通过投资定制的专用采购软件解决方案来构建真正具有成本效益的解决方案。

电子采购的缺点

很难确定电子采购的真正“缺点”。 更好的词是“挑战”，因为实施电子采购软件带来的问题通常分为两类：

文化冲击，即由于缺乏信息、软件本身的局限性或企业文化不愿超越传统的采购处理模式而导致在数字化转型中获得字面和象征性投资的困难。

特定情况的集成问题，通常与缺乏规划、对通过实施实现的目标了解不充分或不完整有关，或者与所选电子采购软件的功能和功能相关的混乱和无知有关。

这两种类型的挑战都可以通过以下方式缓解：

研究和规划。需求分析是公司工作流程任何重要更新的第一步。其次是研究解决此类需求的解决方案的可用功能、可扩展性和总成本。

研究和规划对于保持低成本尤其重要。您的企业此时完全有可能不需要全面的电子采购解决方案；小型企业可能会发现采购订单工具或电子采购软件将充分满足他们现在和可预见的未来的需求。

了解您的实际需求将使您不会现在花费太多，同时为未来的增长留出空间。了解你需要什么，以及你愿意并能够为此支付多少钱，可以将成本、混乱和暴躁降到最低。

教育和培训。在实施任何解决方案之前，获得所有利益相关者的支持至关重要，从最高管理层到管理层，再到办公室员工和供应商。选择像白码这样的服务提供商，其电子采购软件中包含深入的教育和培训（包括实施前、实施期间和实施后的培训、信息会议和复习），将帮助您避免常见问题，例如：

• 由于用户不满而导致性能和合规性不佳。

• 供应商集成挑战（例如，目录集成和更新）。

• 将直接和间接支出整合到一个单一的、有凝聚力的系统中存在困难。

• 由于管理人员在使用数据分析、流程优化和其他数据仪表板方面遇到困难，缺乏战略价值。

通过电子采购改善您的业务

向电子采购的过渡不一定是困难或令人畏惧的。白码电子采购软件能处理您的采购职能的特定需求，您可以在克服潜在困难的同时获得电子采购的实质性好处。连接采购的未来，开始为您的企业打造一个基于更高效率、更高利润和更强竞争地位的具有成本效益的未来。

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